Hasan Çoban, Uzman, DPT
Not: Bu makale Dirlik Dergisi Mayıs-Temmuz 2010 Sayısında yayınlanmıştır. Ayrıntılı bilgi: http://www.hasancoban.com/
Stratejik planlama sadece iş dünyasındaki faaliyetlerde değil farklı alanlarda da uygulanabilen bir plan türüdür. Bu alanlardan biri de kişisel hayatın planlanmasıdır. Bu makalede, stratejik planın kişisel hayata nasıl uygulanabileceği gösterilecektir. Kişisel hayat stratejik planının yapılması ve uygulanması kişinin geleceğine yatırım yapılması demektir[1].
Yapılan araştırmalardan çıkan genel bir eğilime göre kişisel hayatta şansın önemli bir faktör olduğu ve onun üzerine bir şey yapılamayacağı inancı yaygındır. Diğer taraftan hayatta başarılı olan insanların çoğu kendi talihleri üzerinde etkili olabilecek bazı kontrol mekanizmalarının kullanabileceğine inanırlar. Kişisel hayat planının nasıl yapılacağı tartışılmadan önce; geleceği etkileyebilecek olayların iyi değerlendirilerek geleceğin yönlendirilebileceği görüşünün gelecek üzerinde şansın etkili olduğu görüşünden daha çok dikkate alındığı bilinmelidir.
Elbette geleceğimizin nasıl olacağı konusunda şans ve kaderin etkisi vardır. Ancak, dış etkenler ve çevre şartları aynı olmak kaydıyla; bir hedef belirleyerek, o hedefe ulaşmak için var gücü ile çalışan bir insanın ulaşacağı sonuç ile hedefi olmadan amaçsız ya da verimsiz bir şekilde çalışan başka bir insanın ulaşacağı sonuç, birincinin lehine olacak şekilde farklı olacaktır. Doğuştan gelen bazı yetenekler dışında, aldıkları eğitime ve bulundukları çevreye bağlı olarak insanların birbirinden farklı konumda bulundukları bilinmektedir. Bu yüzden bir insan bilgilisini artırarak, çevre ile iyi ilişkiler kurarak, erken kalkıp düzenli yaşayarak geleceğini etkileyebilir; gelecekte arzu edilen bir konuma ulaşabilir.
Kapsamlı bir kişisel hayat planı yerine parça parça kararlar almak ve plan yapmak mümkündür. İnsan hayatının eğitim, sağlık, eğlence gibi bir yönü ele alınarak ona değişiklik getirecek bir karar almak zor değildir. Örneğin, eğer bir insan eğitimsiz ve bilgi edinmeyi arzu eden birisi ise, bilgisini geliştirecek bir çalışma yapmaya, sağlıklı olmak için beslenmesine dikkat etmeye veya spor yapmaya karar verebilir. Ancak, bu gibi parça parça kararlar o kişinin hayatını geliştirmesine rağmen, "nasıl bir hayatımın olmasını istiyorum ve bu hayatı nasıl gerçekleştirebilirim?” veya “kendi geleceğime nasıl yatırım yapabilirim?" sorularına kapsamlı bir cevap oluşturmazlar.
Böyle sorular bir kişi tarafından kendi kendine sorulduğu zaman, problem zihinde duraksar, kişi bir an ne yapacağını kestiremez. “Nereden başlarım? Kişiliğimin, çevremdeki şartların ve gelecekteki umutlarımın hangi öğelerini göz önünde bulundurmalıyım?” gibi sorular zihinde dolaşır durur ama bir sonuca ulaşılamaz. Elbette hayal kurabiliriz; fakat kurulan hayalleri nasıl gerçekleştirebiliriz?
Muhtemelen böyle meseleleri ele almanın yolu, kişinin arzu ettiği geleceği gerçekleştirecek olan kararları gerçekten alabilmesidir. İstenilen geleceğin gerçekleşeceğine dair bir kesinlik olmamasına rağmen, uygun bir planlama ile bir insanın kendi geleceğini etkileyebilmesi muhtemeldir.
A. Plana Başlangıç
Kişisel hayat planı yapılmasının anahtarı, plana nasıl başlanacağının bilinmesidir. Burada iş planı örnek olarak alınabilir. Uzun vadeli bir iş planında hazırlığa başlama noktası, belirlenen amacı en iyi şekilde gerçekleştirecek olan işe yapılan yatırımın sağlayacağı kazanç, kâr veya işi genişletme gibi bazı hususların tespit edilmesidir. Kişiler için karşılaştırılabilir hedefler olmamasına rağmen iş planındaki gibi bir genel amaç verilebilir. Bu amaç, “hayat boyunca kişisel memnuniyetin en iyi duruma getirilmesidir” şeklinde olabilir[2]. Kişisel memnuniyetin ne anlama geldiğini tanımlamak kolay değildir ve zamanla değişecektir. Bununla birlikte, eğer bu amaç kabul edilirse - sanırım herkesin temel amacı budur - kişisel planın başlama noktası olarak düşünülebilir.
1. Uzun Vadeli Amaçlar
Plan için atılacak ilk adım, uzun vadeli amacın belirlenmesidir. Amaç “hayat boyu kişisel memnuniyetin en iyi duruma getirilmesi” olabileceği gibi başka amaçlar da belirlenebilir. Bu amaçlar, "Gelecek on yılda kendime ait başarılı bir şirketim olsun", "Gelecek on yılda çalıştığım kuruluşun genel müdürü olayım" veya "Başarılı bir hukukçu olayım" şeklinde sıralanabilir. Bu model kişisel hayat planları kadar mesleki hedefler için de uygundur.
Planlama işlemindeki ikinci adım hayat boyu kişisel memnuniyeti en iyi yapmanın unsurlarını belirlemektir. Bir kişinin kişisel memnuniyetinin nasıl geliştirilebileceği hususunda dikkate alınması gereken temel unsurlar kişiden kişiye değişebilir. Bu unsurlardan bazıları modelde gösterilmektedir. Unsurların belirlenmesinin planlamada çok önemli bir adım olması sebebiyle, çok sayıda unsurun göz önüne alınması gerekir. Planı yapan kişi bu unsurların hepsini dikkate alamaz. Ancak en önemli olanlarını değerlendirmeye almalıdır.
2. Geçici Uzun Vadeli Amaçların Hazırlanması
Verilen Modelin “Kişisel beceri ve zaaflar” ve “Çevresel fırsatlar ve tehditler” kutularında belirlenen faktörler göz önüne alınarak kişisel memnuniyeti sağlayacak en uygun geçici alt amaçlar-hedefler belirlenmelidir. Hedefler detaylı olarak değil deneme amacıyla belirlenmeli ve gerektiğinde değiştirilebilir olmalıdır. Belirlenen hedefler kişinin şimdiki durumu ve umutları hakkında yapabileceği ve gerçekleştirebileceği sonuçları yansıtmalıdır.
Yapılacak iş temel amacı gerçekleştirecek gelecek beş yıllık zaman için alt amaçları belirlemektir. Beş yıllık zaman dilimi geleneksel olarak dünya genelindeki işletmeler tarafından kullanılan en tipik planlama zaman aralığıdır. Belirlenen projelere bağlı olarak bu zaman aralığı on yıl ve daha uzun zamanı kapsayacak şekilde uzatılabilir. Kişisel plan için de bu zaman aralığı amaçların niteliğine bağlı olarak uzatılabilir.
Amaçlar belirlendikten sonra durum kontrolü yapılmalıdır. Geçici olarak belirlenen bu amaçlar daha sonra kişinin beceri ve zaafları ile çevresel fırsat ve tehditlerin durumuna göre değerlendirilmelidir. Şekilde göz önüne alınması gereken kişisel ve çevresel faktörler gösterilmiştir. “Çevresel fırsat ve tehditler” ile “kişisel beceri ve zaaflar” için hem şimdiki şartlar hem de gelecekteki umutları dikkate alan bir değerlendirme yapılmalıdır. İlk değerlendirme mümkün olduğu kadar açık ve dürüstçe yapılmalıdır. İkinci değerlendirme ise gelecek hakkında bir tahmin yürütmektir. Gösterilen gayret itinalı ve araştırıcı olmalı, ancak yorucu bir araştırma olmamalıdır.
3. Uzun Vadeli Amaçların Kesinleştirilmesi
Yapılan değerlendirmeler sonucunda bir kişinin gelecekteki memnuniyetinde önemli olan unsurlar için uzun vadeli amaçları daha kesin bir şekilde geliştirmek mümkündür. Bu amaçların hazırlanmasında plan yapan kişi, seçilen bir dönem veya beş yıllık zaman aralığı için bütün faktörler ya da herhangi bir faktörün bütün parçaları için detaylı amaçlar belirlemeye çalışmamalıdır. Fazla detaya inilirse oldukça çok sayıda soru açığa çıkar ki; planlama işlemi hemen hemen kontrol edilemez duruma gelir. Aynı zamanda, amaçlar ne kadar çok detaya indirilirse o kadar çok uygunsuz şartlarla karşılaşma ihtimaliyle yüz yüze kalınacaktır.
Para gibi bazı unsurlar için ölçülebilir hedefler belirlenebilir. Ancak “sağlığı geliştirme”, “daha iyi şartlarda iş arama”, “dostlukları genişletmek için dernek ya da vakıflara üye olma” gibi bazı amaçlar için bir ölçü verilemeyeceğinden, bunlar genel manada ifade edilebilirler.
B. Stratejilerin Belirlenmesi
Amaçlar bir defa belirlendikten sonra onları gerçekleştirmek için stratejilerin tanımlanması ve değerlendirilmesi işlemine geçilir. Örneğin, eğer amaç sağlıklı olmak ve sağlığı geliştirmekse, “diet uygulayarak fazla ağırlığı azaltmak”, “bir uzmanın rehberliği altında jimnastik programına başlamak” veya “sigarayı bırakmak” gibi bir kaç strateji tanımlanabilir. Elbette ki, stratejilerin her biri alt stratejileri gerektirecektir. Fakat, burada dikkat edilmesi gereken husus, çok fazla ayrıntıya girmenin planı başarısızlığa uğratabileceğidir.
Kişisel planlamada da şirket planlamasında olduğu gibi; plan yapan kişi büyük ihtimalle amaçlar ve stratejiler arasında ileri geri gitmenin faydalı olacağını fark edecektir. Bu gidiş gelişler çevrenin tanımlanması bölümünde değinilen avantajlara, zaaflara, çevresel fırsatlara ve sınırlamalara bakılarak yapılır. Mesela kişisel mal varlığı yapmak için uzun vadeli bir amaç belirlenmiş olsun. Bu amacı gerçekleştirecek stratejilerin düşünülmesinde; planı yapan kişi oldukça büyük potansiyel gelir getirecek olan yeni bir uygulanabilir hareket tarzı tanımlayabilir. Daha sonra varlık edinmek için hedef belirleyebilir. Eğer varlık edinmeyi gerçekleştirebilecek olan bir stratejinin tasarlanamadığı görülürse, hedef küçültülerek yeniden strateji tasarlanmalıdır. Bu işlem tekrarlama olarak adlandırılır[3].
Büyük işletmeler genellikle birbirleri ile ilişkili olan faaliyetleri veya birimleri için orta vadeli planlar geliştirirler. Bu işlem, gerçekleştirilecek hedefleri tamamlayacak stratejik yolların kağıt üzerinde gösterilmesi için yapılır. Amaçların taslağının çıkarılması stratejilerin inanılabilirliğinden emin olmak için uygulanan bir metottur. Kritik yol metodu olarak da adlandırılan bu işlemi yapmak zor olduğundan, kişisel plan yapan kişi tarafından en azından ilk planında bu değerlendirmeye teşebbüs edilmemelidir. Daha sonra, stratejilerin güvenilirlikleri elbette değerlendirilmelidir. Stratejideki güvenilirlik ve inandırıcılık kişinin zaaflarına, avantajlarına ve gelecekteki beklentilerine sıkı bir şekilde bağlı olacaktır.
C. Faaliyet Planı
“Kişisel Hayatın Planlanması” işleminde son adım amaçları gerçekleştirecek için belirlenen stratejilere uygun olara gelecek altı ay veya bir yıl içinde yapılacak faaliyetleri içeren kısa vadeli planları kesin ve açık bir şekilde hazırlamaktır[4]. Yapılacak planlarda yer alacak faaliyetler; “jimnastik programını başlamadan önce tam bir fiziksel çekup yaptırmak amacıyla gelecek hafta için aile doktorundan randevu almak”; “pazarlama yöneticisi olarak pazarlama yeteneğimi geliştirmek için bir üniversiteye ya da özel eğitim kurumlarına kayıt yaptırmak”, veya “çalıştığım kuruluşta kabiliyetimin daha iyi değerlendirilebileceği bir görev almam hususunda yöneticilerle konuşmak” gibi çok belirgin olarak ifade edilmelidir.
Uzun vadeli planlar, şu anda alınacak kararlara yardımcı olmayacaksa, iş hayatında boşa giden bir çalışma olarak göz önüne alınır. Bu durum kişisel plan için de aynıdır. Gelecekte olabilecek şeyler hakkında spekülasyon yapmak ilginç olabilir. Fakat yakın gelecekte uygulamaya koymak için belirgin kararlar almadıkça, geleceği etkileyecek olumlu hiçbir gelişme olmayacaktır.
Kişisel plan için dört temel şart vardır. Eğer yapılan planın faydalı olması isteniyorsa dört temel şart izlenmelidir. Birincisi, plan mutlaka yazılı olmalıdır. Yapılan plan çalışması serbestçe hareket ederek yapılamaz. Plan, yazılı ve belli kurallar dahilinde olmalıdır. Planlama işleminin sadece akıldan çözümlenmesi çok karmaşık ve çözümden uzaktır.
İkincisi, her faaliyet çok fazla detaydan kaçınarak yapılmalıdır. Burada tanımlanan planlama tipi, konu olarak çok kapsamlı ve çok fazla detaylı ise yapılamaz. Bir planın karmaşık olması, onu içinden çıkılamaz ve yönetilmez hale getirir. Özellikle ilk defa plan yapılırken; yapılacak plan, planlamacının oldukça kısa bir zaman aralığında kolaylıkla idare edebileceği bir kapsamda olmalıdır. Planın çok fazla detaya girmemesi ve çok karışık olmamasını sağlamak için, plan yapmaya ayrılan zaman birkaç haftaya yayılacak şekilde ve toplam sekiz saatten fazla olmamalıdır[5]. Planın tamamı iki sayfadan çok olmamalıdır.
Üçüncüsü, plan uygulanabilir olmalıdır. Yani; amaçlar, stratejiler, faaliyetler planlar gerçekçi ve uygulanması mümkün olmalıdır. Gerçekçi olmayan ümitleri kapsayan amaçlar ve mümkün olmayan stratejiler gerçekleştirilmek üzere seçilmemelidir. Bu, elbette ki, uzun vadeli planlar düşünülemez ve gerçekleştirilmesi zordur anlamına gelmez. İyi planlamak ve kararlı olmak şartı ile şu an ulaşılması zor olan hedeflere şansın da yardım etmesiyle uzun vadede ulaşmak mümkün olabilir.
Dördüncüsü, plan yılda bir defa veya en az iki yılda bir yeniden yapılmalı ve gözden geçirilmelidir. Sadece plan yapmış olmak için hazırlanan planların etkili olmadığını bilinmelidir. Çevredeki faktörler sürekli değişmektedirler ve planlar da buna paralel olarak periodik olarak gözden geçirilmelidirler. Kişisel plan için de aynı politikanın izlenmesi, belirlenen hedefe ulaşılmasına yardımcı olacaktır.
Düşünmek dünyanın en zor işidir. Düşünen insanlar bir bakıma zoru gerçekleştirmiş olurlar. Ancak, başarılı olan insanlar, düşündüklerinin gerçekleştirmek üzere harekete geçenlerdir. Ayrıca, şansın bir amaca ulaşmak için harekete geçenlere ve cesaretli olanlara güldüğü de unutulmamalıdır.
[1] Çoban, Hasan, “Bilgi Toplumuna Planlı Geçiş”, İstanbul, İnkilâp Yayınları, 1997, s: 113.
[2] Steiner, George Albert, "Strategic Planning: What Every Manager Must Know", New York, Free Press, 1989, s: 313.
[3] Steiner, George Albert, a.g.e., s:315.
[4] Steiner, George Albert, a.g.e., s:316.
[5] Steiner, George Albert, a.g.e., s:317.
